Hur minskade mina veckovisa kontorstimmar från 40 plus till mindre än 8

Kan en VD arbeta 8 timmar i veckan? Ja, och så har jag gjort det ...

Du sätter dig vid ditt skrivbord redo att förstöra din arbetsdag. Du brygger en kruka med kaffe, bryter ut din kalender och dyker in i din viktigaste uppgift. Och då händer det. Telefonen ringer, eller en medarbetare slutar med att säga "hej". Kanske svänger din chef för att fråga om de TPS-rapporterna.

Oavsett vilken typ av avbrott du står inför är det irriterande. Och om du arbetar på ett kontor vet du exakt vad jag pratar om. Om du sitter bakom skrivbordet och "klockas in" tycker alla att det är okej att engagera dig.

Tyvärr kan dessa slumpmässiga engagemang helt och hållet döda din produktivitet. Inte bara kan de slå dig av uppgiften, men de kan konsumera din mental energi för dagen. Medan jag inte märkte hur mycket tid jag förlorade innan jag hade barn märker jag det mycket mer nu när jag har fyra. Och ja, att vara förälder har allvarligt begränsat min förmåga att uthärda småprat och tanklös prata. Föräldrar, du vet vad jag pratar om.

Tjugo minuter i en hall som pratar om kvällens spel. En medarbetare som beklagar över saker på arbetsplatsen. En lugn lunchinbjudan som blir en två timmars affär mot din vilja. Det här är den typ av saker som kan slösa din produktivitet och minska din potential.

Skapa utrymme och smida en ny väg

Efter några år av att behålla dessa bortkastade stunder och möjligheter var jag övertygad om att något behövde förändras. Jag ville gå ut ur kontoret mer, men för att uppnå nästan lika mycket arbete. Ännu viktigare, jag ville sluta slösa så mycket tid när jag kunde vara hemma med min familj eller njuta av livet.

Först trodde jag att lämna kontoret oftare skulle vara en omöjlig prestation. Jag menar, hur kan man lämna mer ofta men ändå uppnå samma arbetsnivå?

Visst, jag var verkställande direktör för mitt eget förmögenhetsförvaltningsföretag, men det betyder inte att jag kunde komma och gå som jag tyckte om. Om jag inte var på kontoret, vad skulle mina kunder tänka på? Var mitt lag ensamt att köra allt i min frånvaro? Vad händer om något gick fel?

Det tog mig ett tag att inse att jag konsumeras med begränsande övertygelser. Lyckligtvis lyckades några fantastiska entreprenörer och tanke ledare som fick mig att inse felet på mina vägar.

Först läste jag Tim Ferris 'bok The 4-Hour Workweek och insåg vad som var möjligt. Med hjälp av strategierna i hans bok kunde jag minska tiden på kontoret betydligt, eller hur?

För det andra deltog jag i ett coachingprogram med namnet Strategic Coach. Under det här programmet introducerade de mig till begreppet "skapa utrymme".

En övning vi var tvungna att göra involverade i hur många fria dagar vi hade tagit under det senaste året. Varför? Eftersom de sa att vi behövde lära oss att "skapa utrymme" i våra liv. Och för att skapa detta utrymme, var vi tvungna att ge oss en paus och lite ledig tid.

Med tiden fick mentala övningen av "skapande utrymme" mig att räkna ut vad som var viktigt i mitt liv, och lägg sedan ut resten.

För det tredje började jag lyssna på produktivitetsgenier som Michael Hyatt. Högproduktiva entreprenörer är inte födda så säger Hyatt. De lär sig att bli ultraproduktiva genom att mastera sina miljöer.

Enligt Hyatt är ständiga avbrott och distraheringar de främsta entreprenörerna i # 1 när de checkar ut sina att göra-listor och arbetar mot sina mål.

Och det är synd, konstaterar Hyatt. "Entreprenörer och chefer som oss har för mycket värde att bidra till våra företag och de människor som är mest angelägna om att låta distraktioner dra oss ner", säger han på sin hemsida.

Att bara lyssna på experter som dessa lärde mig att "skapa utrymme" och gå i en viss grad från min situation. Därifrån ställde jag på en väg för att begränsa distraktioner och bygga en bättre arbetsdag.

Med tiden tog jag mitt kontor tid från 40 timmar / vecka till 8 timmar, och med ingen inverkan på produktivitet och ännu större vinst över tiden.

Hur gjorde jag det? Här är detaljerna:

# 1: Jag anställde strategiskt.

Även om jag redan hade en chef för kundrelationer på personal, lade jag till en associerad rådgivare också. Det här yrkesarbetet var att "vara mig" när jag inte var där - ge expertråd till våra kunder och tillhandahålla den tjänst de förtjänar.

Det här är där jag känner att många småföretagare misslyckas. Rädd att ingen någonsin kunde stå i sina skor, de vägrar att lägga ut sitt viktigaste arbete. Men om du vill minska dina timmar är detta steg avgörande.

Det tog ett tag att få allt satt upp. I en månad var jag tvungen att arbeta 60 timmar veckor för att lära honom allt han behövde veta. Men när det hårda arbetet var gjort hade jag en betrodd och polerad motsvarighet att luta mig på.

# 2: Vi började dokumentera våra processer.

Så småningom lärde jag mig att jag kunde göra mitt liv enklare genom att effektivisera processer som jag gjorde om och om igen. Ett verktyg som jag snubblat på, Sweet Process, hjälper dig att skapa processer för allt i din verksamhet.

Med hjälp av det här verktyget började vi skapa processer för högre nivåuppgifter som att öppna nya konton. Därifrån skapade vi processer för att göra bankinlåning och bearbeta kundbidrag. När vi har fått alla högre nivåer som är kvadrade bort skapade vi till och med system för att ta över de små uppgifterna på vår arbetsdag.

Att skapa alla processer tar lite arbete, men när processen är klar och personen är utbildad behöver du aldrig göra det igen. Ännu bättre, om du någonsin behöver anställa någon ny eller ersätta den personen kan dina dokumenterade processer fungera som träningshandbok.

# 3: Jag "skapade utrymme" och schemalagd tid bort.

När jag anställde fler människor och skapade processer, var jag tvungen att schemalägga bort tiden för att se om min nya strategi kunde fungera. Så det var precis vad jag gjorde - även om jag var tvungen att tvinga mig själv. Till att börja med skulle jag tillbringa tid på att hänga på en kafé eller jobba hemifrån. På det sättet kunde jag testa min medarbetares förmågor utan att helt gå iväg.

När jag kände mig mer bekväm började jag ta tisdagar av. Sedan började jag lägga till mer "av dagar" till min kalender varje vecka. Så småningom gick jag ner till bara 8 timmar på kontoret varje vecka, men allt gick fortfarande smidigt. Och ja det kändes bra!

# 4: Vi förbättrade kommunikationen.

Innan du minskade mina timmar var de främsta kommunikationskällorna på vårt kontor e-post, text och google-chatt. Det fungerade bra en stund, men vi så småningom insåg att vi förlorade konversationer och detaljer på detta sätt.

Sedan snubblat vi på ett program som heter Slack. Slack gjorde det möjligt för oss att skapa kanaler som var specifika för vissa behov för vårt finansiella rådgivande företag och sedan skapa pågående samtal vi kunde söka igenom för tidigare detaljer. När vi en gång förlorade viktig information och samtal hela tiden behöll Slack all vår korrespondens på ett ställe.

# 5: Vi granskade åtgärder och letade efter sätt att förbättra.

Precis som i militären skapade jag en process för veckovisa recensioner på mitt kontor. Vi granskade inte varandras arbete i sig, utan i stället hur veckan gick i allmänhet. Hur var vår kommunikation? Gjorde allt gjort? Föll något genom sprickorna?

Genom att markera eventuella luckor i vår kommunikation och planering kunde vi hitta sätt att förbättra. Och det är precis vad vi gjorde. Med tiden förbättrade vi allt från vår dagliga kommunikation till resultat för våra kunder.

Slutgiltiga tankar

Där jag en gång kände att jag aldrig kunde gå iväg från kontoret, jobbar jag nu bara cirka 8 timmar varje vecka. Och som den sista spiken i kistan och beviset på att allt jag skisserade här fungerar, har vi också drastiskt förbättrat vår lönsamhet. Faktum är att Alliance Wealth Management (mitt företag) är på väg att öka intäkterna med 31% i år.

Med mer tid på mina händer kan jag nu bli en bättre far och make. Dessutom skapade jag utrymme och tid för att göra någonting som jag alltid har velat göra - vilket är att skapa en kurs riktad mot finansiella rådgivare som vill bli en kraft som ska räknas med i online-rymden.

Och du vet vad mer? Min kurs, Online Advisor Growth Formula, är på rätt spår för att lägga till $ 100.000 i intäkter till min verksamhet i år. Detta faktum understryker tanken att fler arbetstimmar inte alltid betyder större resultat - och ibland är mindre mer.

Inget av detta kunde ha hänt om jag aldrig hade gått iväg - och om jag aldrig hade lyssnat på de kunniga produktivitetsexperterna som förfalskade den här vägen för mig.

Om du är trött på att arbeta mer för att uppnå mindre, var noga med att lyssna på experterna som studerar produktivitet som det är deras jobb (för det är). Du kanske känner "fast" arbetar för många timmar nu, men några små förändringar kan göra en värld av skillnad.