Hur du håller dina datafiler säkra och ljuka 💲💲💲

Detta är ett gästpost från Paul från Fiscal Geek.

Det är en historia som du har hört en miljon gånger tidigare. Du sitter i Ekonomi 101 och du ser ut över campus för att se tusentals invaderande styrkor fallskärm på fotbollsplanen. Du tar din bärbara dator och hoppa in i din kompis pickup truck för att gå till bergen och omgruppera. Då slår det dig. "Vi måste köpa lite ammunition och varor men jag vet inte vad min budget är för månaden, de här filerna finns på skrivbordet hemma!"

kredit: cogdogblog

Ja jag har varit där själv. Nuförtiden har du inte någon form av dynamisk backupstrategi för din viktiga information, det är inte bara en bekvämlighet, det är en nödvändighet att se till att viktiga dokument och filer inte går förlorade. Så vad kan du göra för att säkerhetskopiera dina filer för att skydda dem från ett datavirus och hålla dem synkroniserade bland flera datorer?

Fri Cloud Storage Options

Det finns gott om backupalternativ där ute, Mozy och Carbonite kommer i åtanke. Men de är i stort sett bara säkerhetskopieringsprogram och har en månadsavgift för abonnemang. Personligen använder jag Windows Live Mesh. Ja det är i Beta för tillfället men jag har använt det framgångsrikt i nästan ett år utan så mycket som en hicka. Om du vill ha ett annat alternativ erbjuder DropBox liknande funktioner som ger Windows, Mac och Linux alternativ. Det saknar en mördarfunktion som vi kommer att prata om längre fram.

Säkerhetskopiering och synkronisering

Huvudfunktionen i dessa program är möjligheten att säkerhetskopiera mappar från en dator till Internet (moln) och ... till hur många datorer du vill ha. Det här är den bästa delen av fildelningsprogrammen. Du kan skapa ett nytt dokument på jobbet och berätta det i din mapp på din arbetsdator och inom några sekunder kommer Mesh att synkronisera den med resten av datorerna i nätverket. Du kan också välja att ge användarna en läsfri vy till den data om du vill dela bilder och sådant. Det här är väldigt användbart om du arbetar på något på kontoret och sedan tar dig ut på vägen och inser att du glömde att lägga den på en tummin enhet eller kopiera den till din bärbara dator. Nu kommer filen bara dyka upp när du slår på din bärbara dator och ansluter till Internet.

Jag använder det här för en mängd olika applikationer, självklart för dokument, men jag har konverterat till en nästan papperslös mottagningsmiljö. När jag köper något online eller gör en banköverföring, skriver jag ut kvittot som en .PDF-fil och lagrar den i min kvitto-mapp organiserad av år och månad. Nu har jag samlat alla mina kvitton och kopierat till alla mina maskiner utan att behöva hantera pappersspåret. Det fungerar också riktigt bra för att hålla programdatafiler tillsammans. Jag skrev en serie om nollbaserade budgetar där jag dokumenterar hur jag använder You Need a Budget-programvara och Windows Live Mesh för att hålla min budget tillgänglig varhelst jag än går.

kredit: jypsygen

Fjärranslutning

Anledningen till att jag aldrig har använt dropbox är att det gör samma sak som Windows Live Mesh med en nyckelfaktor. I Mesh kan jag fjärrskrivbord ansluta till andra maskiner som jag har installerat Live Mesh-klienten. Så om jag har ett specifikt program som jag bara har installerat på en dator kan jag ansluta till den direkt använda programvaran och logga ut igen. Det här är verkligen användbart i en företagsmiljö och har sparat min bacon flera gånger.

säkerhet

Självklart om du har viktiga data på din dator vill du hålla den borta från nyfikna ögon. Jag kommer inte komma in i ogräs men dina filer överförs via samma protokoll (HTTPS) som används när du kommer åt din bank eller köper något online. Unika nycklar ges till dina maskiner och du installerar ett Windows Live ID för att lösenordsskydda hela miljön. Dina uppgifter är ungefär lika säkra som att sätta på nätet kan vara utan mycket strängare kontroller på plats. Det är något du behöver tänka på men som du tänker på att implementera denna lösning.

förbehåll

Slutligen några saker du behöver ta hänsyn till är att det här är en beta-produkt. Betas kan ha buggar precis som produktionsklassprogram, men ofta mer. Jag har inte träffat någon av dem själv utan något att överväga. För det andra finns det begränsningar för mängden filer som kan synkroniseras. Det är för närvarande på 5 Gigabyte lagringsutrymme. DropBox låter dig köpa en uppgradering för mer utrymme om det är en begränsning. Ett andra alternativ är att använda 5 GB data för de viktigaste grejerna och använda något som Windows Live Sync för att hålla dina datorer synkroniserade för musik och foto. Det finns ingen gräns för fillagring eftersom dina data inte synkroniseras med molnet och det är gratis också. Du har alternativ, vilket är bättre än att bara hoppas att hårddisken kommer att köras fram till slutet av tiden.

Detta är ett gästpost från Paul från FiscalGeek. På sin blogg ger Paulus inga ursäkter om sin inre geekdom, och det är därför hans publik uppskattar honom så mycket. Han sprider sin kunskap om ekonomi och teknik för att hjälpa sina läsare att förbättra sin skattemässiga skicklighet. Var noga med att prenumerera på hans RSS-flöde eller vara ett fan på Facebook.