Denna enkla trestegsguide hjälper dig att spika din nästa omslagstavla

När jag skriver ett brev, alla mina djupaste osäkerheter är yta.

Jag ifrågasätter mina skrivkunskaper, min yrkeserfarenhet och verkligen hela mitt liv.

Hur presenterar jag mig själv? Upprepar jag vad som finns på mitt CV? Hur mycket ska jag prata om mig själv? Skryter jag? Hur kan jag spegla hela mitt väsen på den här sidan?

"Människor känner sig skakade av tanken på att skriva ett brev," säger Loren Margolis, VD för Training & Leadership Success, ett globalt konsultföretag som specialiserat sig på ledarskapsutveckling och ledarskapsutveckling.

Margolis säger att ett brev är verkligen bara så komplicerat som du gör det. För att ta itu med ditt huvud måste du först förstå dess syfte.

Vad är syftet med ett försäkringsbrev?

Alla dessa frågor simma i ditt huvud? De kommer att slå sig ner när du börjar förstå syftet med ditt brevbrev.

Tänk först på ett brev, precis som det är: ett brevbrev. Det är en sida på sidan som fysiskt (eller nästan) täcker en kopia av ditt CV.

För det andra, tänk på ditt brev som ett sätt att betona de mest relevanta punkter som presenteras i ditt CV och för att ge extra sammanhang. Ditt CV bör peka på dina överförbara färdigheter; Det är de färdigheter eller erfarenheter du har som kommer att översättas till din framgång.

Däremot förklarar du ditt brev med lite mer smak, färg och personlighet. Det visar också att du har de kommunikationsfärdigheter du behöver för jobbet.

Margolis jämför brevbrevet till en kort kommersiell, en snabb bit som fångar din publiks uppmärksamhet.

Så snyggt som det låter, säger Margolis att du vill att det ska vara som om du viskar i läsarens öra: "Hallå! Titta på det här! Titta på mig!"

Så här formaterar du ditt brev

Med omslag, är det lätt att hänga i detaljerna. Det kallas förskott. Många av oss är riktigt bra på det.

För det här är några detaljer att tänka på innan du dyker in i köttet i brevet, med tillstånd av Margolis:

• Ange ditt dokument till 1-tums marginaler.

• Stick med det traditionella 12-punktsfontet, men du behöver inte välja den klassiska Times New Roman. Du kan blanda upp det - kanske med Georgien eller Cambria. Hur som helst, se till att tecknet du väljer matchar ditt CV. Om du befinner dig i ett mer kreativt fält som grafisk design, sätt dina färdigheter på jobbet - bli inte bara galen med, som Comic Sans (* shudders *).

• Om du bifogar ditt brev till ett e-postmeddelande (helst i samma dokument som ditt CV - ditt brev på första sidan, fortsätt på andra sidan) vill du läsa det som ett brev. För det, lägg till dina traditionella rubriker: ditt namn och din kontaktinformation, datum och företagets namn och dess kontaktuppgifter.

Om du bara kopierar och klistrar in brevbrevet i en e-postkropp, vilket är bra, fortsätt och ta bort alla andra saker och börja med "Kära ..."

• Talar om "Kära", alltid, alltid personifiera ditt brevbrev, säger Margolis. Skriv aldrig "Kära herr eller fru".

"Det är bara så spammigt," säger hon. Istället hitta hyreschefens namn.

Om du har uttömt din sökning väljer du rekryterarens namn. Eller du kan till och med gå så långt som att ringa företaget och dess anställningsavdelning och fråga vem hyresgästet är.

"Även om det är fel person, ha ett namn," säger Margolis. "Du måste ha ett namn."

Men gör inte bara det. Säg att du söker en varumärkeschefs position men kan inte hitta varumärkesdirektören. Kanske är vice vd av avdelningen listad på LinkedIn. Gå med det namnet.

• Skriv av med en enkel "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar." Ta inte chansen att slå en nerv med din läsare. Även "Varma hälsningar" kunde känna sig för snygga.

• Håll allt på en sida - eller mindre, ens. Kom ihåg, det här är din kommersiella. Hur länge uppmärksammar du en kommersiell? Inte mer än 20 sekunder - två minuter om det är Super Bowl. Många gånger kommer anställningschefer inte ens att titta på en omslag om det är över en sida.

De tre enkla delarna som ska inkluderas i ditt brev

Google "brevbrev" och du får sidor på sidor av mallar och bästa praxis, teorier och expertutlåtanden.

Så nej, det finns inget singulärt universellt svar på bäst sätt att skriva ett brev. Men det finns inget behov av att göra det svårare än det måste vara.

För att hålla det enkelt föreslår Margolis en trepunkts "You, Me, We" -inriktning.

Punkt 1: Du

"En av de största fel som människor gör är att de pratar allt om sig själva," säger Margolis.

Men din första punkt bör handla om du - Som i mottagaren, den potentiella arbetsgivaren, företaget.

Om någon hänvisade dig till positionen eller har någon form av anslutning till företaget, nämn det att i första meningen, säger Margolis.Det kan vara något som: "Så och så, från det här företaget, rekommenderade jag att ansöka om denna roll." Men nämna den specifika rollen. Det här är viktigt.

Så, namn droppe. Det hakar dem. Det kallas nätverk.

Om du inte hänvisades, börja med att säga att du är upphetsad, glad eller glad över att ansöka om positionen.

Därefter anger du hur du fick reda på positionen. Var det din anslutning? En LinkedIn-postering? Företagets hemsida?

Nu, nämna vad som uppskattar dig om företaget. Du behöver göra lite forskning på den här sidan. Är företaget ledande på marknaden? Känd för sina innovativa produkter? Kanske var det nyligen rankat på listan "Bästa ställen att arbeta". Eller kanske vann det en utmärkelse. Då får du mer specifika om avdelningen och vad det gör.

Bottom line: Denna del måste skräddarsys för företaget och positionen.

Punkt 2: Mig

Det är du nu!

För denna punkt föreslår Margolis välja mellan två och tre överförbara färdigheter. Kom ihåg att det är de färdigheter som lätt kan översättas till din framgång i den här nya rollen.

Och börja bragging.

"Det är det nådiga skrytet, graciously patting dig själv på baksidan och säger," Jag tror mina två års erfarenhet av x kommer att låna till framgång med ditt lag, "säger Margolis som ett exempel.

Du vill även använda mer konkreta specifika exempel i det här avsnittet, som erbjuder mer information än ditt CV. Var så enkelt att säga, "Till exempel ..."

"Det är OK att upprepa ditt CV; du slänger bara en annan form av ljus på det, säger Margolis.

Slå denna paragraf upp med en fin liten båge med en slutsats, något så enkelt som, "Jag skulle vara glada att ta med dessa färdigheter till ditt lag."

Punkt 3: Vi

Margolis säger att det inte finns mycket kvar att säga i stycket. Även två meningar, gjort rätt, kan räcka.

Det här är där du knyter samman allt. Du plus mig. Vi.

Prata om nästa steg. Nämn möte för en intervju eller delta i företagets öppna hus.

Därefter nämna hur du följer upp. Kommer du ringa nästa vecka? E-post?

Om det inte känns lämpligt kan du alltid tacka rekryteraren eller chefen för sin tid.

4 saker att undvika i ditt brev

Vi har alla hört de här bokstäverna skräckhistorierna och "Crap, jag bifogade det inte" mutterings.

Dessa är dock fyra enkla saker som Margolis uppmuntrar sökande att undvika.

1. Jargong och / eller akronymer

Skriv bara ut det.

Även om du går in i ett jobb inom hälsovårdspolitiken, säger Margolis som exempel, använd inte ACA - skriv bara ut Affordable Care Act.

2. Slang eller Genvägar

LOL.

Det här fungerar inte. Någonsin. Även om du använder det ironiskt.

3. Negativa kommentarer

"Du skulle bli förvånad ..." Margolis säger när man nämna detta.

Även om det är tänkt att vara positivt, undvik "jag har sett rapporter om ditt företags dåliga kultur i nyheterna, och jag tror verkligen att jag kan hjälpa" kommentarer.

Lämna det bara solsken och rosor.

4. En gammal AOL-e-postadress

Oavsett vad du gör, var noga med att skicka ditt brev från en professionell e-postadress. Det här kan vara en kombination av ditt för- och efternamn.

Inte [email protected]

Margolis slutord på brevbrevet

Kom ihåg: Varje försäkringsbrev kommer att vara annorlunda beroende på ditt fält, din position och dig.

Men Margolis föreslår alltid att ställa dig två frågor innan du skickar ditt brev:

1. "Om jag var mottagare av detta brev, skulle jag vilja läsa den?"

Du borde känna dig stolt över ditt brev - inte som om det är en extra börda du slog på toppen av ditt CV.

1. "Kan jag använda" Tre Cs "för att beskriva det?"

"Tre Cs" är koncis, övertygande och effektivt kommunicerar ditt värde.

Kolla, kolla och kolla?

Tillbringa lite tid på korrekturläsning och revidering. Läs ditt försäkringsbrev högt (ett knep jag använder i hela mitt skrivande) eller har en vän eller familjemedlem läst den.

Sedan, sluta slå huvudet mot skrivbordet och överväga det - bara skicka det!

Carson Kohler (@CarsonKohler) är en junior författare på The Penny Hoarder. Hon var en TA för en företagsskrivande klass i grundskolan och tillbringade ett årsklassificeringsbrev. Hennes elever hatade henne.