Uppmärksamhet Småföretagare: Utnyttjar du kraften i outsourcing? "

Detta är ett gästpost från David Hamilton. David hade kontaktat mig om att göra gästpost på min blogg och erbjöd tre ämnesförslag. När jag såg "Outsourcing för småföretagare" visste jag att det var en. Efter att ha läst Tim Ferris 4 timmars arbetsvecka har jag blivit lite OCD vid outsourcing av olika delar av mitt arbete (kontor och blogg). Det här är de uppgifter som jag hatar att göra, bloggar min tid och vill hellre bara betala någon annan för att göra det som egentligen gillar det. Outsourcing bara några av dessa veckors "sysslor" har gett något mycket mer värdefullt i gengäld: tid. Tiden att fokusera på saker som jag gillar att göra som inte känns som arbete. Är du en liten företagare som känner sig ständigt bunden? Om så är fallet kan du dra nytta av lite outsourcing själv. Intro Kevin ....

Outsourcing - det antingen blir spännande för möjligheten att spara pengar genom att utnyttja den globala arbetskraften, eller det kan skicka sönderfall i ryggen, tänka på alla okända och potentiella mardrömmar som kan hända. Oavsett din ståndpunkt är för närvarande - denna handledning ska hjälpa till att rensa förvirring kring outsourcing och ge dig en riktlinje om hur du anländer till utlandet - oavsett om du är upphetsad än osäker på möjligheten till det, eller bara en komplett skeptiker.

Utvärdering av dina behov - Vad kan man få ut, Vad kan inte?

Ditt företag är din bebis. Allt blod, svett, tårar och pengar du investerar i det kommer inte lätt - så naturligtvis vill du skydda din verksamhet som ett barn, se till att det växer, stagnerar aldrig, blir aldrig sjuk eller värst av allt, kommer till ett slut. Tanken på att outsourca delar av ditt företag kan ge upphov till rädsla för att projekt har gått förskräckta, kunderna förlorat, och databaser och register i ordning.

Därför måste du ha en process på plats för att testa outsourcing på ett uppmuntrat sätt innan du går i full gång med det.

Välj uppgifter eller projekt som inte är affärskritiska för att starta. Du kanske till och med köra ett test "parallellt" för att se hur arbetet visar sig i jämförelse med att en lokalarbetare eller leverantör gör det tillsammans med den utlagda arbetaren.

Gör en försökskörning

För att se om outsourcing fungerar för dig, börja små. Kanske något som att ange utgifter i din företagsbokförare, ett grafiskt designprojekt för en ny broschyr eller logotyp som du arbetar med, eller en liten webbplatsförbättring du har lagt ner. Kanske skulle du helt enkelt vilja ha en personlig assistent för att ta hand om vardagliga personuppgifter som du inte har tid till. Att göra en provkörning på ett litet men uppmuntrat sätt hjälper dig att visa att outsourcing av dina affärsuppgifter kan utföras på ett tillförlitligt sätt när du har screenat dina sökande ordentligt och lär dig att hantera dem bra.

Kanske tvivlar du på om dina outsourcade arbetstagare kan hantera arbetet - eller kanske du tvivlar på din förmåga att hantera ditt lag korrekt, särskilt om de är på andra sidan världen. Oavsett vad dina reservationer kan vara, är en rättegång perfekt för att göra din rädsla lugn, eller kanske hittar du att outsourcing bara inte är för dig.

Fastställa din budget för outsourcing

Att det är troligt att du kommer att betala betydligt mindre för din outsourcade personal, kan du experimentera med en mycket liten budget. Beroende på uppgifterna kan du bara betala $ 25- $ 50 för ett projekt. Om du ställer in en låg keps för provkörningen kommer du att förhindra att du förlorar för mycket pengar och om det visar sig bra har du redan fått stort värde från din rättegång. Ange så högt du vill spendera för ett projekt och gå inte över, och klargör det när du skickar ditt jobb också. Den globala arbetskraften är så stor så det är verkligen en köpares marknad. Du har fördelen när det gäller att ställa in priset, beroende på vilken typ av arbete du anställer.

Förstå kulturella skillnader

En av de största hindren för framgångsrikt outsourcing kan vara skillnaden mellan USA: s kulturer (eller andra västerländska länder) och andra icke-västerländska länder. Till exempel, med några asiatiska länder kan du ofta köra in i situationer där du får svaret på "ja" när de verkligen betyder "nej" - i många asiatiska länder sörjande ansikte "är av största vikt. Här i USA betyder ja ja och nej betyder nej, i allmänhet. Till andra länder kan vi anses vara för direkta eller aggressiva.

Det bästa sättet att lära sig här är att dyka in, samtidigt som man är medveten om skillnaderna i kultur och kommunikationsstilar. Försök alltid att förstå den andra, inte fokusera på "varför fungerar det inte." Ibland är det oundvikligt om deras engelska inte är tillräckligt bra. Men om du råkar hitta arbetare som har erfarenhet av att arbeta med amerikanska företag, kommer du förmodligen att hitta det enklare - som de kommer att användas till vår arbetsstil. Du kanske vill ange det på dina jobbannonser när du granskar sökande (mer om det senare).

Engelska länder att undersöka: Indien, Irland, Centralamerika, Filippinerna, Sydafrika, Australien, Nya Zeeland och ja, även USA.

Här i USA kan du "internt outsourca" till människor som bor på platser där levnadskostnaderna är mycket lägre, eller du kan springa över en viss demografisk av arbetare som inte kan lämna huset, men vill arbeta, dvsstanna hemma mödrar. Det är en win-win-situation eftersom du kan betala mindre och de kommer till jobbet på eget plan hemifrån. Om du ger konsekvent arbete (även vid lägre löner), hittar du att de kommer att hålla fast vid dig. Det rekommenderas också att betala bonusar för bra jobbade jobb - om ditt företag går bra och du har råd med det.

Välj en webresurs

Platser som Elance och oDesk är bra ställen att starta för outsourcing. Dessa platser tar ut en liten avgift per jobb, men det är väl värt det: det finns en enorm pool av arbetstagare som är tillgängliga, webbhantering och arbetsspårningssystem är utmärkta, så att du kan hålla koll på jobb och arbeta framsteg mycket enkelt. Dessa webbplatser har till och med system på plats där du kan bestrida eventuella meningsskiljaktigheter om kvaliteten på arbetet och andra problem, även om det här är sällsynt att stöta på. Det finns fler och fler outsourcing-webbplatser som dyker upp varje dag, och vissa är till och med landspecifika som onlinejobs.ph för exempelvis Filippinerna.

Skärm, skärm, skärm dina sökande

Som med någon arbetare finns det människor som är begåvade och hungriga på jobbet. och då finns det de som är lat, inkompetenta eller svåra att arbeta med. Tänk alltid på kulturella skillnader (som du lär dig längs vägen eller kan läsa upp), du är redo att börja screena potentiella arbetare. Gör detta rätt och du kommer förmodligen att säljas vid outsourcing. gör det fel och mardrömmarna som kan följa kan göra dig av med evigt.

Utvärdera engelska, kommunikationsförmåga, vilja att arbeta

Här siktar du ut talangen från dregs och är den viktigaste delen av processen. Tro det eller inte, du kan träna någon på nästan vad som helst uppgiftskänsligt, medan kommunikationsförmåga, passion och arbetsvilja inte tränar så lätt.

Du måste ha starka standarder när det gäller kommunikation, villighet, tillförlitlighet och lyhördhet. Du ser ofta en arbetsansökan som är välskriven, men när du börjar intervjun via e-post, är kommunikationen bruten och stiltad. Eller du kan få fördröjda svar hela tiden. Dessa är alla röda flaggor och kan motivera en omedelbar avvisning.

Låt din potentiella arbetare göra någonting i jobbsökan

En bra taktik för att ta reda på dina kandidaters allvar är att be dem göra en liten uppgift eller två i arbetsansökan. Detta visar dig omedelbart 1) om de ens läser programmet eller bara skickar ut massapplikationer 2) hur deras arbetsprodukt eller kommunikationsförmåga kvadrerar med det CV som de har skickat dig. Du kan slå ut 90% av oönskade sökande med denna metod ensam. Oroa dig inte om att du inte får tillräckligt med sökande med den här metoden. Det kommer att spara dig dyrbar tid genom att screena ut dem - utan annat arbete än att skriva den första jobbet.

Ställ in en Live Communication Interview

Om din sökande har gjort det här, anser du att ha en röstsamtal eller en chatt. Detta är också ett bra sätt att testa ytterligare engelska förståelse och kommunikation. Eftersom internationella samtal är dyra, blir en gratis VOIP-tjänst som Skype, Google Talk eller Yahoo IM din bästa satsning. De flesta som outsourcar entreprenörer kommer få tillgång till denna teknik. Om inte kan det hända att IM-pratstund måste göra, och du måste måla sin responsivitet på något sätt.

Hyra långsamt, eld snabbt

En av skälen till screening har betonats - det är bara för lätt att hyra med ett knapptryck. Se också till att inte hysa anställningsprocessen. Å andra sidan, eftersom det mesta är allting elektroniskt och kontraktligt, är det mycket enkelt att göra bränning om saker inte tränar. Tveka inte att elda snabbt om sakerna går vilse eller jobbet inte levereras som lovat.

Ett solidt sätt att locka allvarliga arbetstagare är att tydliggöra i arbetsbeskrivningen att du letar efter heltidsanställda så småningom och kommer att betala bonusar, ge helgdagar (för sitt land) och någon typ av semester. Du bör dock ange att den måste börja på försöksbasis först - igen antingen ett projekt eller deltid. Om allt fungerar bra kan du överväga att anställa dem på heltid. Om det inte fungerar, är det väldigt lätt att låta dem gå. Se till att undersöka vilka löner som gäller för projektbaserad, deltid och heltidsarbete i den region du anställer. Det rekommenderas att betala varje vecka för att börja, och aldrig i förväg. De måste bevisa att de kan leverera konsekvent arbetsprodukt innan de flyttas till en veckovis eller månadslön.

Ge detaljerad utbildning och krav

Det är viktigt att du detaljerar med dokumentation vilken uppgift du har valt för dina outsourcers att göra i början. Det är här mardrömmar kan verkligen uppstå om du inte är tydlig i dina instruktioner eller krav. Om du inte är klar och de är kapabla och villiga att göra jobbet, är du den enda som skylder dig.

Inspelning av videor med programvara som Camtasia kan vara ett bra sätt att börja och ge en mer personlig känsla - men videor är svåra att redigera. Skriftlig dokumentation är fortfarande den mest solide formuläret för utbildning av din utannonserade arbetare. Du kan också kombinera dokumentation med VOIP eller IM chattar för frågor som uppstår. Om du har anställt en bra arbetare kommer de förmodligen att förbättra eller göra processen och dokumentationen ännu bättre. Faktum är att det här är något du kanske vill fråga dem att göra när de känner för de uppgifter du har gett dem.

Daglig kommunikation

När du väl har bestämt dig för att anställa någon på heltid efter att ha kört på deltid eller projektbasis - det här är avgörande för att sakerna ska fungera smidigt och undvika katastrof. Har din arbetare eller personal skickat en daglig statusrapport via e-post i slutet av dagen, med vad som har uppnåtts för dagen, vad de planerar att göra imorgon och eventuella frågor som de kan ha som du kan hjälpa dem med. Det rekommenderas också att du gör dig tillgänglig så mycket som möjligt om de hamnar i en snag. Du kanske också vill kasta in ett veckovis eller månatligt VOIP-samtal för att lägga till en mer personlig touch och upprätthålla relationen.

Ge Outsourcing ett försök

När det lyckas är outsourcing en liten företagsägares dröm. Utfört felaktigt - en mardröm kan följas. Kom ihåg att trots att du får en bra hastighet för dina outsourcade arbetstagare och de potentiellt lever i en mindre framgångsrik ekonomi än USA har varit - betyder det inte att du borde behandla dina outsourcade arbetare något annorlunda. Det är fortfarande en tvåvägsgata - dina outsourcade arbetare är människor med liv, familjer, drömmar och hopp, precis som du.

Behandla dina outsourcade arbetare med respekt och du kommer att finna att de kommer att göra detsamma. Det är ganska möjligt att du kan upptäcka att arbetsprodukten är lika bra eller överlägsen det som du normalt får - till ett mycket bättre pris.

David Hamilton (aka FPT Guy) är ägare och författare till Financial Planning Tips - där du kan hitta förnuftig information om personlig ekonomi för genomsnittet Joe eller Jane. David är inte godkänd eller ansluten till LPL Financial.