Hur länge borde du hålla din bokslut? 💲💲💲

Varje ny kund som bestämmer sig för att arbeta med mig, måste alltid ge dem varning om hur mycket inledande pappersarbete de kommer att få.

Från prospekt till uttalanden, är många först och främst överväldigade på det belopp som de får.

Dessutom ville jag också dela hur länge du borde behålla några av de andra viktiga dokumenten du får, till exempel avkastning, bankrekord och 401k-uttalanden.

Jag kan inte upprepa nog hur viktigt det är att vara organiserade.

Att hålla ett bra arkivsystem med alla dina uttalanden hjälper dig att göra ett bättre jobb med investeringsspårning.

Innan du läser inlägget kanske du vill få din shredder redo. 🙂

Mäklarförklaringar

Jag säger till kunderna att när de får ett nytt uttalande kan de kasta den gamla. Du är naturligtvis mer än välkommen att hålla dem alla och jag har gott om kunder som gör det. Men i denna dag och ålder har vi allt på säkerhetskopiering och kan relativt enkelt skapa ett gammalt uttalande. Det enda uttalande som du definitivt vill hänga på är ditt december eller årliga uttalande.

För skattemässiga ändamål, särskilt i skattepliktiga konton, kanske du vill fortsätta investera köp. Men återigen, de flesta rapporteringsmetoderna kommer mina företag att hålla all den informationen till hands för dig.

Tänk på att om du anmäler dig till onlineåtkomst får du möjlighet att logga in och skriva ut eventuella formulär som du behöver.

IRA och 401 (k) uttalanden

Samma sak som gäller dina mäklarförklaringar gäller för dina 401k och IRA-utlåtanden - årsredovisningen är den som ska hålla fast vid. Dessutom vill du hänga på din Form 8606, din Form 5498 och din Form 1099-R.

Form 8606 är den du använder för att rapportera oavsiktliga bidrag till traditionella IRA.
Form 5498 är den som din IRA-förvarare skickar till dig - det kallas ibland för "IRA-bidragsinformation" eller "Rättvis marknadsvärdesinformation", och det brukar komma fram i maj. Det beskriver a) bidrag till din traditionella eller Roth IRA och b) marknadsvärdet av den IRA i slutet av föregående år.
Form 1099-R, självklart, är den du får från din IRA-förvaring som visar dina uttag (inkomstfördelningar).

401k uttalanden

Skatteåterbäring

Som företagsägare är jag definitivt benägen att hänga på mina avkastningar och dokument mer än tidigare. Bara så att jag misinformerar, ledde jag över IRS webbplats för att se vad de har att säga i frågan. Här är vad de har att säga:

Hur lång tid du ska behålla ett dokument beror på åtgärd, kostnad eller händelse dokumentet registrerar. I allmänhet måste du behålla dina handlingar som stöder en inkomst eller avdrag på en avkastning till dess att tidsbegränsningarna för den avkastningen löper ut.
Perioden för begränsningar är den tid då du kan ändra din avkastning för att kräva en kredit eller återbetalning, eller att IRS kan bedöma ytterligare skatt. Nedanstående information innehåller de begränsningsperioder som gäller för inkomstskatt. Om inte annat anges hänvisar åren till perioden efter det att ansökan lämnades in. Returer som lämnas in före förfallodagen behandlas som inlämnad på förfallodagen.
Notera: Håll kopior av dina inlämnade avkastningar. De hjälper till att förbereda framtida avkastning och göra beräkningar om du skickar en ändrad avkastning.
Du är skyldig till ytterligare skatt och situationer (2), (3) och (4) nedan, gäller inte dig. hålla register i 3 år.
Du redovisar inte inkomster som du ska rapportera, och det är mer än 25% av bruttoinkomsten som visas vid din återkomst. hålla register i 6 år.
Du lägger en bedräglig återgång Håll rekord i obestämd tid.
Du lämnar inte in en retur; Håll rekord i obestämd tid.
Du skickar ett krav på kredit eller återbetalning efter att du har lämnat in din returresa. hålla register i 3 år från det datum du lämnade din ursprungliga avkastning eller 2 år från det datum då du betalade skatten, vilken som är senare.
Du ansöker om förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar. Håll rekord i 7 år. Detta kommer normalt att innehålla kreditkortsdeklarationer och hypotekslånsdeklarationer.
Håll alla anställningsskatteuppgifter i minst 4 år efter det att skatten förfaller eller betalas, beroende på vilket som är senare.

Jag dubbelkontrollerade min med CPA och han resonerade vad IRS-webbplatsen hade att säga. Han tillade att medan 3 till 7 år är standard, är det tillrådligt att hålla dina avkastningar "för alltid". Ja för alltid. Trots att han bara har haft några kunder faktiskt går igenom revisionsprocessen noterade han att standard IRS-revisionen vanligen går tillbaka tre år. Tänk på att om du är dömd för en skattekriminalitet kan IRS öppna dörrarna och granska alla dina tidigare historier. Det enklaste sättet att undvika detta - begår inte skattebedrägerier.

Kontoutdrag

Efter linjen med IRS-revisionen ser tillbaka, föreslås det vanligtvis att du håller dina kontoutdrag tre år. Personligen gör vi alla bankanslutningar så vi löser bara för att våra uttalanden ska kunna nås.

Livsförsäkring

Livförsäkringspolicyn är en ledande kandidat för att hålla sig låst i ett värdeskåp eller värdeskåp. Du kommer att vilja behålla politiken för hela livet på kontraktet plus tre år.

Shred när du är klar

Identitetsstöld är den verkliga affären nuförtiden. Så när du bestämmer dig för att bli av med dina dokument, gör så mycket noggrant. Korrekt rivning är ett enkelt sätt att skydda dig mot identitetsstöld. Om du är ett litet företag finns det företag som specialiserar sig i att förstöra din känsliga information. Hur som helst, det är två sätt att hjälpa till att förhindra identitetsstöld.

Glöm inte att strimla!

Vad du kan kasta bort

Nu när du vet vad du behöver behålla, här är några saker du kan lägga på:

Föråldrade garantier
Föråldrade instruktionshandböcker
Föråldrade testamente eller förtroende (förutsatt att du skapat en ny)
Avbeställda försäkringar
Kreditkortsedlar för slutna skatteår
Avbrutna kontroller för slutna skatteår
Gamla årsrapporter från aktier och / eller fonder
Gamla investeringsnyhetsbrev (vissa människor håller dessa saker i flera år eftersom de betalade för dem - låt dem gå!)

Vilka dokument tycker du om att behålla? Vilken typ av arkiveringssystem använder du för att hålla reda på alla dina viktiga dokument?