7 Oumbärliga gratis verktyg som hjälper mig att driva mitt frilansskrivande företag

När jag började frilansskriva för fem år sedan körde jag en ganska ödmjuk operation och satt ihop enstaka artikel.

Men när jag fick mer exponering och antagit att personalen skrev roller med fler webbplatser, var jag tvungen att börja titta på freelancing som mer än en ledig spelning. Även i sina tidiga skeden är freelancing ett företag.

När min verksamhet växte från informella sidoskull till vanliga projekt och kunder började nå ut till mig insåg jag att jag behövde hjälp. I stället för att lägga ut på arbetsförmedlingar som söker en obetald intern, sökte jag ut de bästa verktygen som skulle göra det möjligt för mig att fokusera på mitt arbete, och ännu viktigare, skala det.

Att gå från en klient till fem, 10 eller mer innebär en hel del organisation, tidshantering och prioritering. Lyckligtvis finns det massor av (gratis!) Program som kan hjälpa till. Här är de översta sju gratis verktyg som jag använder för att driva min frilansverksamhet.

1. grammatiskt

Kostnad: Gratis, med en betald version tillgänglig

Som författare är jag stolt över mitt ordförande i engelska och grammatik. Jag skriver emellertid tonartiklar, sociala medier, e-postmeddelanden och till och med dagligvaruförteckningar - så det är uppfriskande att ha en sorts realtidsredaktör för att hjälpa mina skrivningar att se sitt bästa ut.

Om jag begår ett fel i en enkel e-postkorrespondens med en klient, eller sämre, a potential klient, det speglar dåligt - särskilt med tanke på att jag lägger på ett projekt som fokuserar på mina styrkor som författare och redaktör.

För att hjälpa till med detta installerade jag grammatiskt i min webbläsare, och det finns även en Microsoft Office-integration. Även om jag ger alla mina bitar en andra och tredje läsning, hjälper Grammarly mig att göra det första utkastet mycket mer polerat.

Det är som att samarbeta med en redaktör som jag skriver, och den minskade tiden jag spenderar på redigering innebär att jag kan tjäna mer pengar på kortare tid. Med hjälp av grammatik kan jag fokusera på innehållet och oroa mig mindre om grammatiken.

2. Trello

Kostnad: Gratis, med betalda nivåer tillgängliga

Projektledning är inte mindre viktig i frilansverksamheten än på en traditionell arbetsplats, men det finns viktiga skillnader: Du är din egen chef, och utan lön, som inte går utöver dina deadlines innebär det att du inte får betalt.

The Write Life erbjuder sex tips om tidshantering för frilansare, inklusive schemaläggning, prioritering, organisation och startar tidigt. Jag utför dessa uppgifter med Trello.

I grunden en Kanban-styrelse kan Trello skapa olika styrelser för projekt och dra och släppa kort i kolumner.

Jag satte mig som en redaktion för att visuellt behålla mina skriftliga uppdrag. Det är en ganska enkel men effektiv lösning för att spåra projektstatus. Jag använder fem kolumner, som representerar stadierna i min skrivprocess: Artikelplats, Forskning, Skrivning, Redigering, Inlämnad och Publicerad.

När jag hanterar ett nytt projekt skapar jag ett kort i kolumnen Artikelhöjd. När biten går igenom skrivprocessen, så gör mitt kort också.

För att ställa in prioriteringar lägger jag till etiketter (grönt för lågt, gult för medium, rött för högt), tilldela förfallodatum och skapa en checklista för subtaskar. Jag får även meddelanden om övergående tidsfrister från Trello apps på min smartphone och surfplatta.

Trello ger en uppsjö av resurser för att skapa arbetsflöden och skapa mallar, och det finns till och med en särskild resursavdelning för frilansare och konsulter. Mallarna är ganska nakna ben, men Trello-bloggen erbjuder en samling användningsfall och specifika idéer.

3. Tomattimer

Kostnad: Gratis

Som min egen chef är jag ansvarig för att hantera min tid. Visst, jobba hemifrån betyder att jag hoppa över den långa pendeln, men flexibiliteten och inställningen har sina egna utmaningar. Jag befann mig själv att bli distraherad, särskilt i början.

Sedan upptäckte jag Pomodoro Technique och började använda Tomat Timer. Francesco Cirillo grundade detta koncept på 80-talet, och den enkla produktivitetsstrategin ger stora fördelar.

Jag ställer in en timer i 25 minuter och arbetar på en viss uppgift (och bara den uppgiften) under den tiden. När timern har gått, har jag avslutat den första Pomodoro och belönar mig själv med en 3-5-minuters paus. Efter fyra Pomodoros tar jag en 20- till 30-minuters paus.

Så varför använder du Pomodoro-tekniken? Medan jag älskar friheten att självhantera, hjälper den här metoden mig att komma igång snabbare. Snarare än att stirra in i tomrummet för ett tomt textdokument, Jag börjar min timer och race för att få så mycket som möjligt gjort på 25 minuter.

Plus, det hjälper mig att sluta förhöra. Oavsett huruvida du arbetar på ett kontor eller hemma, har du förmodligen blivit hit med uppmaningen att kolla Facebook, Twitter, Reddit eller något annat som inte fungerar.

Pomodoro-tekniken och dess inbyggda raster är som intervalltrening, men för arbete. En liten vila mellan sprinten hjälper mig att hålla mig fokuserad längre och vara mer produktiv när jag är på uppgift.

Jag använder den fria tomattimern eftersom det inte behövs någon nedladdning, men du kan välja bland massor av andra gratisappar.

4. Wave

Kostnad: Gratis, med betalda nivåer tillgängliga

Som författare är jag stolt över att kunna beräkna ett tips, men mina matematiska färdigheter slutar ganska mycket där. I slutändan är jag inte en revisor.

Men Frilansning innebär att du måste hålla dig i frågor som att betala kvartalsskatter, bestämma avdrag, registrera och naturligtvis fakturering. Wave, märkt som "riktigt redovisning för icke-revisorer", är ett fantastiskt verktyg som jag har använt för att förenkla dessa processer.

Dess bokföring, kvittoskanning och fakturering är helt gratis och ganska omfattande, och du kan integrera PayPal, Microsoft Excel och dina bankkonton.

Många webbplatser jag skriver för, oavsett om det gäller återkommande eller enstaka spelningar, betalar via PayPal, och Wave listar automatiskt varje transaktion. Jag använder mitt kreditkort och PayPal för både affärs- och personliga frågor, så det är bra att Wave tillåter mig att skilja dessa transaktioner. Detta förenklar min bokföring och budgetering.

Verktyget hanterar även transaktioner i flera valutor, en speciellt fantastisk införing för oss digitala nomader.

Som någon frilansare vet, eller kommer snabbt att lära sig, är det ett måste att hålla koll på kvitton. Kvittotfunktionen hjälper mig att hålla mig organiserad och hålla detaljerade register med webb-, mobil- och emailuppladdningar.

5. Zapier

Kostnad: Gratis, med betalda nivåer tillgängliga

Min verksamhet innebär många rörliga delar. Jag använder e-post och Slack för kommunikation, Trello för projektledning, en massa sociala medier och en handfull innehållshanteringssystem. Zapier låter mig skapa anpassade integreringar mellan dessa verktyg.

Till exempel konfigurerade jag Zapier att skicka Trello-meddelanden till Slack. När jag flyttar ett Trello-kort skickar Zapier en Slack-meddelande som låter mig, eller andra frilanspersonalförfattare, känna till den uppdaterade projektstatusen.

Zapier hjälpte mig också att ansluta Gmail och Trello. När en kund kontaktar mig med ett projektförslag kan jag skapa Trello-kort direkt från e-postmeddelandet.

När jag officiellt accepterar ett projekt, märker jag det med "Frilans" -iketten i Gmail. Detta skapar automatiskt ett kort i Trello med anpassade fält som innehåller e-postkroppen. För att redigera kortet måste jag fortfarande gå in i Trello, men det är fortfarande mycket mindre arbete än att skapa det från början. Ju fler processer jag kan automatisera desto mer kan jag fokusera på själva projektet.

Zapier erbjuder nära gränslösa möjligheter, och dess ganska kraftiga kostnadsfria plan gör att jag kan köra fem Zaps (automatiska integreringar) med upp till 100 uppgifter per månad.

6 och 7. Buffert och Hootsuite

Kostnad: Gratis, med betalda versioner tillgängliga

För frilansare är sociala medier ett landskap att nätverk, visa talang, hålla kontakten med kunder och mer. Jag har landat spelningar och fått ovärderlig exponering genom att ta artiklar virala genom social tillväxt hacking. Ett tekniskt företag rekryterade mig att bidra till sin blogg efter att ha sett mitt arbete med sociala medier, och filmskapare skickar mig ofta screeners eller sätter upp intervjuer via Twitter och Facebook.

Buffert och Hootsuite effektiviserar mina sociala medier. Så här hanterar jag min Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Google Plus och Instagram.

Genom att schemalägga mina sociala medier inlägg i ett block sparar jag ovärderlig tid. I stället för att navigera till varje socialmediasite individuellt planerar jag helt enkelt mitt innehåll för att dela med Buffert och Hootsuite. På ungefär 10 till 15 minuter kan jag ställa in allt innehåll jag vill dela över de närmaste dagarna.

Den kostnadsfria Hootsuite-nivån ger obegränsad schemaläggning och mer omfattande analyser, medan Buffers gratispaket erbjuder ett strömlinjeformat användargränssnitt men endast 10 schemalagda inlägg per konto.

Hootsuites gratis plan begränsar emellertid mig till tre sociala medier, medan jag har satt upp Facebook, Twitter, LinkedIn och Google Plus via buffert. Med hjälp av en hybrid av Buffert och Hootsuite får jag flexibiliteten att schemalägga inlägg över alla mina sociala nätverk.

Din tur: Vilka gratis verktyg använder du för att driva din frilansaffär?

Moe Long är grundare / chef för Cup of Moe, och personalförfattare för MakeUseOf, TechBeacon, Cliqist, Bubbleblabber och EpicStream. När han inte hamrar bort på sitt tangentbord, kan han hitta sig att dricka alltför mycket kaffe och ompröva "Star Trek: The Next Generation".